Guias para co-organizadores

Asimismo, la Semana de la Evidencia es una oportunidad para fortalecer las capacidades de actores públicos y privados y dar a conocer a la ciudadanía la importancia del uso de evidencia en políticas públicas.

A continuación, se presentan algunas definiciones y guías para facilitar la producción de sus eventos.

Contenido – temática

Se priorizan eventos que desarrollen esta reflexión. Sin embargo, también se aceptan eventos de presentación de evidencia donde haya una interacción directa entre investigadores/expertos y hacedores de políticas o tomadores de decisión para promover el uso de la evidencia.

Tipos de eventos

Panel / plenaria / conversatorio / mesa redonda / etc.: Eventos con 2 o más expositores siguiendo una narrativa común orientada a reflexionar sobre el uso de evidencia en política pública en general o atendiendo un tema general o específico (educación, desarrollo rural, salud, etc.). Duración sugerida: 2 horas.

Taller: evento con 1 o más facilitadores fortaleciendo capacidades en investigadores, actores públicos y privados para mejorar la producción, comunicación y/o el uso de la evidencia vinculada al quehacer político y a las políticas públicas. Por ejemplo, métodos de investigación, formas de comunicar la investigación, herramientas de investigación o evaluación, etc. Duración sugerida: de 3 a 5 horas.

Premiación: evento destacando la labor de actores académicos, públicos o privados que trabajan arduamente en generar, comunicar y/o utilizar evidencia para incidir en política pública. Duración sugerida: 2 horas.

Lanzamiento: evento para la presentación de estudios innovadores en temas de importancia para sus países -pero con la participación de los potenciales usuarios de los resultados. Duración sugerida: 2 horas.

Networking: evento con palabras de apertura y breve presentación temática, con el objetivo de acercar actores relevantes. Puede ser un desayuno, almuerzo, coctel, cena, u otro formato de su elección. Duración sugerida: 1-3 horas.

“Fringe”/ alternativo: invitamos la participación de disciplinas como el cine, teatro, fotografía, música y otras a proponer un evento que destaque las oportunidades de mejora en el debate político y la necesidad de promover el uso de evidencia en política pública.

Virtual: cualquiera de las opciones anteriores puede producirse de manera virtual, invitando a los asistentes a conectarse al evento por YouTube, Facebook Live, Google Hangouts, Skype o similar.

Balance de género

Lugar y fecha de evento

Los eventos de la Semana de la Evidencia se organizan de manera descentralizada. Cada persona, grupo u organización participante puede elegir el lugar, día y hora que prefieran. Los eventos deben organizarse durante la semana del 11-15 de noviembre 2019. Es posible programar eventos una semana antes o después.

Presupuesto según sus recursos

Dejamos a su criterio la opción de proveer bebidas, alimentos, anfitriones o parqueo. Motivamos a que usen los espacios dentro de su institución o la de socios estratégicos para albergar eventos.

Un evento para 20 personas puede ser tan (o más valioso) que uno al que asistan 200.

Convocatoria, uso de Eventbrite y semanadelaevidencia.org

Conforme nos brinden su información y logo estaremos publicando su evento y habilitándolo para el registro de participantes. Para ello usamos la plataforma Eventbrite. Luego les brindaremos acceso a su evento en la plataforma para, de ser necesario, hacer modificaciones al texto (e.g. cambio de algún panelista o por un tema logístico de último minuto) y monitorear el registro de asistentes.

Eventbrite usa un formulario de registro para recoger los datos de los participantes. Todos requerirán datos personales, profesionales y documento de identidad (en caso sus instituciones lo requieran). Si desea pedir información adicional, también se puede modificar esto en el formulario de su evento.

Para incluir sus logos en la página de Eventbrite, por favor enviarlos a Sofia Ballón (sballon@onthinktanks.org) en archivo .ai o .eps de alta resolución además de jpg menor a 5MB en las siguientes dimensiones: 2160 x 1080 píxeles (proporción 2:1).

Compromisos de los co-organizadores

La participación en la Semana de la Evidencia implica los siguientes compromisos:

Antes del evento:

• Diseminar información de su evento y la iniciativa entre sus contactos, especialmente si tienen relación con medios. Al publicitar su evento deben usar el vínculo a la semanadelaevidencia.org
• Utilizar los hashtags: #Evidencia2019 y #Semanadelaevidencia en publicaciones sobre su evento y otros temas relacionados al uso de evidencia en política pública desde el 1ro de octubre para generar expectativa.

Durante el evento

• Inaugurar su evento con una introducción mencionando la importancia del uso de evidencia en políticas públicas y la Semana de la Evidencia. Recibirán un guion y material visual para el día del evento. Invitar a los asistentes a compartir sobre el evento en sus redes sociales utilizando los hashtags: #Evidencia2019 y #Semanadelaevidencia
• Utilizar slides provistos (se les enviarán por correo electrónico) para los momentos de espera antes y durante el evento, mostrando los logos de la iniciativa, y principales auspiciadores.

Después del evento

• Preparar un reporte del evento mediante una nota breve resaltando los principales mensajes y lecciones del evento. Además, deben compartir las presentaciones, videos y otros materiales producidos para o durante el evento. Sugerimos uno de los siguientes formatos:
  1. Reporte de experiencia:
     • Nombre de la organización u organizaciones involucradas
     • Breve descripción del caso, experiencia o herramienta presentada durante el evento
     • Recursos adicionales  (e.g. links a páginas o publicaciones)
  2. Reporte de evento:
     • Datos básicos: coorganizador, fecha, hora y local
     • Introducción a la institución y el evento
     • Panelistas y puntos importantes de sus ponencias
     • Comentarios del público
     • Recursos adicionales  (e.g. links a páginas o publicaciones)

• Añadir y acreditar en Eventbrite a todos los asistentes a su evento; juntar todos los registros y datos de asistentes.

No duden en contactarnos para cualquier aclaración adicional: info@semanadelaevidencia.org